El control de documentos es responsabilidad de todos. Debemos asegurar la documentación de los procesos para estandarizar la forma de hacer las cosas, y mantener el know how de la Compañía.
Para asegurar la disponibilidad, adecuación, protección y acceso de los documentos que debemos controlar en nuestros procesos, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Definir el tipo de documento adecuado.
- Identificar el documento con un nombre y codificación.
- Desarrollar contenidos sencillos, de fácil compresión para quienes implementan las actividades descritas.
- Definir un flujo de revisión y aprobación.
- Registrar el control de cambios (descripción de cambios realizados al documento).
- Cargar y mantener los documentos vigentes en la plataforma isolución para asegurar su acceso y uso.
- Proteger contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad.
- Distribuir y/o divulgar los documentos a las personas involucradas para asegurar el conocimiento de las personas.
No olvides que para ingresar a isolución debes hacerlo desde la red interna, y debes usar el usuario y clave de red.
Para buscar los documentos vigentes, debes ingresar por DOCUMENTACIÓN, seguido de LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. Allí, con ayuda de los filtros puedes buscar el documento requerido.
